Транслітерація прізвища — чому переклад повертають

Транслітерація прізвища в присяжному перекладі має збігатися із закордонним паспортом літера в літеру. Так вимагає стаття 14 частина 2 польського закону про професію присяжного перекладача від 25 листопада 2004 року, а сам паспорт Україна пише за постановою Кабінету Міністрів України № 55 від 27 січня 2010 року. Стан на вересень 2026 року.

Візьміть одну людину, Сергія Олексійовича Коваленка, і чотири документи в її теці. Закордонний паспорт 2023 року каже Serhii Kovalenko. Старий паспорт 2009 року — Sergiy Kovalenko. Польська karta pobytu переписала дані з паспорта, чинного на момент заяви. А переклад свідоцтва про народження, зроблений без паспорта, дав Serhij Kowałenko.

Для урядника в urzędzie wojewódzkim це чотири написання, і довести, що за ними одна особа, мусить заявник. Загальні правила присяжного перекладу для польських установ зібрано в опорній статті про присяжний переклад документів; тут — лише ім’я і прізвище латиницею.

Коротко

• Стаття 14 частина 2 закону від 25 листопада 2004 року зобов’язує присяжного перекладача писати імена з кирилиці за документом подорожі, тобто за закордонним паспортом.
• Без паспорта закон відсилає до правил країни, де видано документ, а на практиці частина перекладачів застосовує польську транскрипцію: Jewhen замість Yevhen.
• Постанова КМУ № 55 від 27 січня 2010 року передає кожну літеру окремо, м’який знак і апостроф латиницею не відтворює, «зг» пише як zgh.
• Державна міграційна служба України (ДМС) за письмовою заявою видає паспорт з іншим написанням, підтвердженим попереднім паспортом чи документом іншої держави.
• Стаття 104 частина 2 закону Prawo o aktach stanu cywilnego від 28 листопада 2014 року вимагає переносити акт до польського реєстру без жодного втручання в написання імен і прізвищ.
• Помилку в польському акті виправляє sprostowanie в USC: до одного місяця, повний відпис після виправлення — 39 zł, стан на вересень 2026 року.

Чому переклад іде за паспортом, а не за правилами мови

Присяжний перекладач у Польщі не вибирає систему транслітерації на свій смак. Стаття 14 частина 2 закону про професію присяжного перекладача від 25 листопада 2004 року каже прямо: імена з мов, що не користуються латиницею, перекладач транслітерує або транскрибує на підставі документів подорожі чи їх копій.

Тільки коли документа подорожі немає, та сама норма відсилає до правил письма країни, де складено документ. Для українського свідоцтва це мала б бути та сама постанова КМУ № 55. На практиці ж перекладач без паспорта під рукою часто пише за польськими правилами транскрипції, бо саме так кириличні імена звучать польською.

Кодекс присяжного перекладача Польського товариства присяжних і спеціалізованих перекладачів TEPIS для нелатинських алфавітів рекомендує версію із закордонного документа подорожі, а документ, з якого взято написання, перекладач називає в клаузулі.

Як працює постанова КМУ № 55: чому Ihor, а не Igor

Постанова Кабінету Міністрів України № 55 від 27 січня 2010 року «Про впорядкування транслітерації українського алфавіту латиницею» передає кожну українську літеру окремо, без огляду на те, як ім’я звучить англійською чи польською. Зміна 2013 року таблиці не торкнулася, стан на вересень 2026 року.

Г завжди дає h, а Ґ — g, тому Ігор стає Ihor, а Богдан — Bohdan. Українське И — y, І — i: Дмитро пишеться Dmytro. Ж, Х, Ц, Ч, Ш, Щ передаються буквосполученнями zh, kh, ts, ch, sh, shch. Поєднання «зг» пишеться zgh, щоб не сплутати його з ж: Згорани — Zghorany.

Окреме правило стосується Є, Ї, Й, Ю, Я. На початку слова вони дають Ye, Yi, Y, Yu, Ya, в усіх інших позиціях — ie, i, i, iu, ia. Звідси Yevhen, але Naienko; Yurii, але Koriukivka; Yosypivka, але Stryi. Саме тому Сергій, Андрій і Олексій закінчуються на ii: Serhii, Andrii, Oleksii.

М’який знак і апостроф латиницею не відтворюються зовсім. Тому «ьо» зводиться до o: Соловйов — Soloviov, Корольов — Korolov.

Таблиця показує, як одне ім’я виглядає в паспорті, у перекладі без паспорта і в польській транскрипції, стан на вересень 2026 року.

Кирилицею	Паспорт за КМУ № 55	Перекладач без паспорта (типові варіанти)	Польська транскрипція
Ігор	Ihor	Igor, Ihor	Ihor
Євген	Yevhen	Jewhen, Evgen	Jewhen
Сергій	Serhii	Serhij, Sergij	Serhij
Олександр	Oleksandr	Ołeksandr, Aleksandr	Ołeksandr
Юрій	Yurii	Jurij, Yuriy	Jurij
Наталія	Nataliia	Natalija, Natalia	Natalija
Житомир	Zhytomyr	Żytomyr	Żytomyr
Шевченко	Shevchenko	Szewczenko	Szewczenko
Соловйов	Soloviov	Sołowjow	Sołowjow

Висновок із таблиці: правильна для присяжного перекладу лише колонка, що збігається з паспортом конкретної людини.

Закордонний паспорт не завжди пишуть за таблицею

Закордонний паспорт видають за постановою КМУ № 55 за замовчуванням, але не обов’язково. За роз’ясненням ДМС, за письмовою заявою написання можна взяти з раніше виданих паспортних документів або з документів компетентних органів іноземної держави, легалізованих у встановленому порядку.

Для закордонного паспорта ДМС допускає ще один шлях: прізвище можна записати так, як воно вже стоїть у паспорті дитини, батьків або чоловіка чи дружини, у тому числі в паспорті, виданому іноземною державою. Тому в родині законно трапляються Yurii в сина і Yuriy в батька.

Польські документи, потрібні для такої заяви в Україні, як правило, не потребують апостиля: стаття 15 договору між Республікою Польща та Україною про правову допомогу від 24 травня 1993 року, Dz.U. 1994 nr 96 poz. 465, звільняє документи компетентних органів від легалізації. Коли апостиль усе ж просять, пояснено в матеріалі про апостиль на українські документи.

13 березня 2023 року ДМС оголосила, що паспорти з різною транслітерацією лишаються чинними до кінця строку. Недійсним старий документ стає лише тоді, коли особа сама звертається по новий або по обмін.

Сервіс «Перевірка транслітерації» на dmsu.gov.ua показує стандарт КМУ № 55, а не те, що фактично стоїть у вашому паспорті.

Що робить USC, коли переносить український акт

Урядник USC, переносячи український акт до польського реєстру, не виправляє написання на свій розсуд. Стаття 104 частина 2 закону Prawo o aktach stanu cywilnego від 28 листопада 2014 року визначає transkrypcję як вірне й дослівне перенесення змісту іноземного документа, мовно і формально, без жодного втручання в написання імен і прізвищ.

Для кириличного свідоцтва латинське написання USC бере з присяжного перекладу. Помилка перекладача стає записом у реєстрі, а звідти переходить у відписи й до бази PESEL. Про саме свідоцтво — у статті про переклад свідоцтва про народження.

Частина 7 тієї самої статті дозволяє за заявою привести написання до правил польської орфографії, але лише для громадян Польщі, які вже мають акти, складені в Польщі. Громадянин України без польського громадянства на неї, як правило, спертися не може.

Transkrypcja для громадянина України, як правило, добровільна: частина 5 статті 104 робить її обов’язковою лише для громадян Польщі.

Якщо помилка вже в акті. Закон дає два інструменти. Sprostowanie (виправлення) за статтею 35 проводить керівник USC, коли дані в акті не збігаються з іншими актами чи з іноземним документом, що відповідає вимогам закону. Uzupełnienie (доповнення) за статтею 37 закриває прогалину, коли в акті бракує даних.

Заяву подає особа, якої стосується акт, або особа з правовим інтересом, додаючи закордонний паспорт і, за потреби, новий присяжний переклад. Справу розглядають до одного місяця; повний відпис після виправлення коштує 39 zł opłaty skarbowej, стан на вересень 2026 року, за даними USC у Варшаві й Познані.

Розрахунок перший: одна літера до і після подання. До подання помилку виправляє повторний переклад свідоцтва: від 95 zł і до 5 робочих днів у стандартному режимі. Після transkrypcji до цього додаються візит до USC, до одного місяця розгляду і 39 zł за новий відпис: разом від 134 zł і понад п’ять тижнів замість одного.

Матриця розбіжностей: де не збігається і що робити

Матриця зводить п’ять типових конфліктів написання і дію для кожного, стан на вересень 2026 року.

Де розбіжність	Приклад	Що робити
Паспорт проти свідоцтва	у свідоцтві Наталія, у паспорті Natalia за бажанням особи	Переклад за паспортом, у клаузулі — вид документа, з якого взято написання
Старий паспорт проти нового	Sergiy у паспорті 2009 року, Serhii у паспорті 2023 року	Переклад за паспортом, який ви показуєте установі; дані в karcie pobytu і PESEL звірити з ним
Чоловік і дружина	Kovalskyi у чоловіка, Kovalskyy у дружини	Спільного прізвища в перекладі не вигадувати: кожному — за власним паспортом; вирівняти через ДМС
Дитина без власного паспорта	є лише свідоцтво, прізвище батьків у паспортах — Shevchenko	Прізвище за паспортом батьків, ім’я за КМУ № 55; потім паспорт дитини з тим самим написанням
Радянські документи	у свідоцтві 1978 року російською Сергей, у паспорті Serhii	Переклад передає документ, як є; зв’язок із паспортом — приміткою в квадратних дужках

Висновок із матриці: у кожному рядку опорою служить конкретний паспорт, а не таблиця чи звучання імені.

Паспорт проти свідоцтва. Свідоцтво написане кирилицею, тож латиниця з’являється лише в перекладі — і береться з паспорта, навіть якщо той відходить від таблиці.

Старий паспорт проти нового. ДМС вважає вирішальним останній виданий документ, але польські реєстри могли зафіксувати старе написання. Порівняйте kartę pobytu, PESEL і новий паспорт до подання.

Чоловік і дружина. Різне написання в подружжя виникає, коли паспорти видано в різні роки. Вирівняти його може лише ДМС за заявою, а не перекладач. Про переклад свідоцтва про шлюб — у польськомовному матеріалі про akt małżeństwa і rozwodu.

Радянські документи. Свідоцтва 1970–1980-х років нерідко виписані російською: Сергей, Наталья. Перекладач передає те, що написано, а не сучасну українську форму. Зв’язок із паспортом дає примітка в квадратних дужках або новий витяг з ДРАЦС українською; про витяги — у статті про документи з «Дії» та витяги з реєстрів.

Що сказати перекладачеві до початку роботи

Написання закладають до початку роботи, а не після повернення комплекту.

Що надіслати разом зі сканом документа:

1. Сторінку закордонного паспорта з фотографією — кожної людини, чиє ім’я є в документі, якщо паспорт у неї є.
2. Якщо паспортів два, чинний і старий, — обидва, з позначкою, який ви покажете установі.
3. Kartę pobytu, decyzję чи довідку PESEL, якщо польська установа вже записала вас латиницею.
4. Для дитини без паспорта — паспорти обох батьків і, якщо є, дитячий проїзний документ.
5. Для радянського документа — новий витяг з ДРАЦС, якщо він уже є.

Скан достатній для розрахунку і початку роботи, оригінал показується при отриманні — і тільки якщо установа вимагає клаузулу «tłumaczenie z oryginału». Коли потрібна саме така клаузула, пояснює матеріал переклад з оригіналу чи з копії.

Як написати побажання щодо написання. Одне повідомлення, три рядки, латиницею і великими літерами, щоб не було двозначності:

Свідоцтво про народження Коваленка Сергія Олексійовича. Прізвище та ім’я — як у закордонному паспорті: KOVALENKO SERHII (скан сторінки додаю). Місто народження — як у паспорті, поле «Place of birth».

Якщо написання різняться, назвіть джерело прямо: «прізвище як у karcie pobytu, бо заява йде до urzędu wojewódzkiego».

Готовий переклад звірте з паспортом до подання: ім’я, прізвище і місце народження.

З практики LinguaLink: ми просимо сторінку закордонного паспорта разом із кожним українським документом, де є ім’я латиницею. Найчастіше розбіжність ховається між двома паспортами клієнта, і знайти її до роботи дешевше, ніж після подання.

Розрахунок другий: родина з чотирьох на kartę pobytu. Два свідоцтва дітей від 95 zł кожне і свідоцтво про шлюб від 110 zł дають від 300 zł, стан на вересень 2026 року. Повтор одного документа — ще від 95 zł, а в експресі за один робочий день — від 190 zł.

Розрахунок третій: скільки паспортів на документ. Свідоцтво дитини містить три особи, тож потрібні до трьох паспортів; свідоцтво про шлюб — два.

Ціну й строк покаже безкоштовний розрахунок вартості, а ставки за сторінку розібрано в статті скільки коштує присяжний переклад.

Часті помилки

Кожна помилка з таблиці закінчується повторним перекладом або заявою до USC.

Помилка	Наслідок
Надіслати скан без сторінки паспорта	Перекладач пише за запасним правилом, прізвище не збігається з kartą pobytu
Показати установі не той паспорт, за яким зроблено переклад	Урядник бачить дві різні особи і повертає комплект
Просити перекладача «написати як у чоловіка»	Перекладач не може змінити написання без документа; потрібна заява до ДМС
Подати до USC переклад, не звіривши ім’я	Помилка переходить в акт і PESEL, виправлення — через sprostowanie
Чекати від USC польського написання для громадянина України	Стаття 104 частина 7 діє для громадян Польщі; акт переносять дослівно

Скан без паспорта. Стаття 14 частина 2 закону ставить паспорт першим джерелом, без нього результат непередбачуваний.

Не той паспорт. Два чинні паспорти з різною транслітерацією — законна ситуація, тож назвіть перекладачеві той, що ляже на стіл урядника.

«Як у чоловіка». Переклад відтворює документи, а змінити написання може лише ДМС.

Переклад без звірки. USC переносить написання дослівно, тож хвилина звірки економить місяць процедури.

Польське написання в акті. Громадянину України USC, як правило, не переробить Yevhen на Jewhen чи навпаки. Опорою лишається паспорт; для документів до wydziału komunikacji правило те саме, подробиці — у статті про обмін українських водійських прав.

Що читати далі

• Присяжний переклад документів — опорна стаття
• Переклад свідоцтва про народження для USC
• Документи з «Дії» та витяги з ДРАЦС у Польщі
• Переклад з оригіналу чи з копії: дві клаузули
• Присяжні перекладачі у Варшаві
• Порівняти ціни і строки присяжних перекладачів

Часті питання

Як має бути написане прізвище в присяжному перекладі?

Так само, як у закордонному паспорті, літера в літеру. Стаття 14 частина 2 польського закону про професію присяжного перекладача від 25 листопада 2004 року зобов’язує транслітерувати імена з кирилиці на підставі документа подорожі. Тому разом зі сканом документа перекладачеві надсилають сторінку паспорта з фотографією.

Чому в паспорті Ihor, а не Igor?

Постанова Кабінету Міністрів України № 55 від 27 січня 2010 року передає кожну літеру окремо, і українське Г в ній завжди дає h, а g залишено для Ґ. Звідси Ihor, Bohdan, Serhii. Форма Igor походить з інших систем і в паспорті громадянина України за замовчуванням не з’являється.

Що буде, якщо не надіслати перекладачеві паспорт?

Перекладач працює за запасним правилом: закон відсилає до правил країни, де видано документ, але на практиці частина перекладачів застосовує польську транскрипцію. Результат, наприклад Jewhen замість Yevhen, може не збігтися з паспортом і карткою побуту, і урядник поверне комплект як документи двох різних осіб.

Чи можна отримати закордонний паспорт з іншим написанням?

Так, за письмовою заявою до ДМС. Написання беруть із попереднього паспорта, з документа іноземної держави або з паспорта дитини, батьків, чоловіка чи дружини. Без такого підтвердження паспорт оформлюють за постановою КМУ № 55. Перевірити стандарт можна сервісом Перевірка транслітерації на сайті ДМС.

У мене два паспорти з різним написанням. За яким перекладати?

За тим, який ви покажете польській установі. ДМС 13 березня 2023 року підтвердила, що паспорти з різною транслітерацією чинні до кінця строку, а вирішальним вважає останній виданий. Попередьте перекладача і звірте з цим паспортом написання в картці побуту та PESEL.

Чи виправить USC написання на польське при перенесенні акта?

Як правило, ні. Стаття 104 частина 2 закону Prawo o aktach stanu cywilnego вимагає переносити акт без жодного втручання в написання імен і прізвищ. Частина 7 дозволяє привести написання до польських правил за заявою, але стосується громадян Польщі, які мають акти, складені в Польщі.

Як виправити помилку, яка вже потрапила до польського акта?

Заявою до USC про sprostowanie за статтею 35 закону Prawo o aktach stanu cywilnego, а якщо даних бракує — про uzupełnienie за статтею 37. До заяви додають закордонний паспорт і, за потреби, новий присяжний переклад. Розгляд триває до одного місяця, повний відпис після виправлення коштує 39 zł.

Як написати ім’я дитини, якщо в неї немає паспорта?

Прізвище беруть із закордонних паспортів батьків, а ім’я транслітерують за постановою КМУ № 55. Надішліть перекладачеві паспорти обох батьків і, якщо є, дитячий проїзний документ. Те саме написання варто потім записати в перший паспорт дитини, щоб не створити нової розбіжності.

Що робити з радянським свідоцтвом, де ім’я записане російською?

Перекладач передає документ так, як він написаний, тобто Сергей, а не Сергій. Зв’язок із паспортом, де стоїть Serhii, дає примітка в квадратних дужках або новий витяг з ДРАЦС українською. Попередьте про таку розбіжність до початку роботи, а не після подання.

Матеріал інформаційний, не замінює консультацію в установі. Актуально на вересень 2026 року.