Переклад з оригіналу чи з копії — що вимагає urząd?

Присяжний переклад з оригіналу і присяжний переклад з копії різняться одним рядком — засвідчувальною клаузулою наприкінці. Текст перекладу, кругла печатка і номер у repertorium однакові, ціна теж одна: від 45 zł за розрахункову сторінку на вересень 2026 року. Обов’язок написати, з чого зроблено переклад, дає стаття 18 частина 2 закону від 25 листопада 2004 року про професію присяжного перекладача.

Сцена, через яку проходить більшість: переклад готовий, печатка стоїть, урядник у віконці дочитує останній абзац і каже «to jest z kopii, potrzebujemy z oryginału». Друга поїздка, друга черга, іноді пропущений строк — і все через рядок, про який ніхто не питав при замовленні.

Логіка вимоги проста з боку установи. Присяжний перекладач відповідає за вірність перекладу, але не за справжність документа: бачив папір із голограмою — установа знає, що папір існує; бачив файл — знає лише, що існує файл. Скан правиться в графічному редакторі за десять хвилин.

Коротко

• Стаття 18 частина 2 ustawy o zawodzie tłumacza przysięgłego зобов’язує зазначити в клаузулі позицію в repertorium і те, зроблено переклад з оригіналу, з перекладу чи з odpisu — і ким odpis засвідчено.
• Клаузула «z kopii» — не дефект перекладу, а опис факту, і ціна від неї не залежить: від 45 zł за сторінку 1125 знаків на вересень 2026 року.
• Стаття 76a Kodeksu postępowania administracyjnego дозволяє подати замість оригіналу засвідчену копію, а §4 залишає органові право зажадати оригінал.
• Копію безкоштовно засвідчує сам урядник, якому ви показали оригінал, — §2b статті 76a KPA; про цю можливість треба спитати.
• Для українських документів апостиль здебільшого не потрібен за статтею 15 договору 1993 року, тож вузьким місцем лишається клаузула, а не легалізація.

Дві клаузули і одна різниця

Засвідчувальна клаузула — формула наприкінці присяжного перекладу, якою перекладач підтверджує відповідність перекладу вихідному документові. Стаття 18 частина 2 закону від 25 листопада 2004 року вимагає назвати в ній позицію в repertorium і вказати, з чого переклад зроблено. Варіантів два:

Stwierdzam zgodność powyższego tłumaczenia z okazanym mi oryginałem dokumentu.

або

Stwierdzam zgodność powyższego tłumaczenia z przedłożoną mi kopią dokumentu.

Нижче — усе, що між цими двома рядками змінюється і що не змінюється.

Що порівнюємо	Переклад з оригіналу	Переклад з копії
Текст перекладу	ідентичний	ідентичний
Кругла печатка з номером у списку	є	є
Запис у repertorium	є	є
Ціна, zł за сторінку 1125 знаків	від 45	від 45
Що знає установа	документ існує на папері	існує файл або копія
Чи можна зробити дистанційно	ні, потрібен фізичний показ	так

Висновок із таблиці: різниться не якість перекладу, а обсяг відомостей, який отримує установа. Дослівного зразка закон не нав’язує, тому в різних бюро фраза звучить по-різному — значущий склад відомостей, а не формулювання. Що таке присяжний переклад загалом — на опорній сторінці про присяжний переклад документів у Польщі.

Третій варіант трапляється рідше: переклад із засвідченого odpisu. Тоді перекладач пише, що працював з odpisu, засвідченого нотаріусом, і називає його — стаття 18 частина 2 вимагає вказати не лише факт засвідчення, а й того, хто засвідчив.

Що записується в repertorium

Repertorium — обов’язковий журнал дій присяжного перекладача за статтею 17 ustawy o zawodzie tłumacza przysięgłego. Запис робиться на кожен засвідчений переклад, і його номер стоїть у клаузулі.

Пункт статті 17 частини 2	Що фіксується
1	Дата прийняття замовлення і повернення документа з перекладом
2	Позначення замовника
3	Опис документа: назва, дата, позначення, мова оригіналу, зауваги про його вид, форму і стан
4	Вид дії, мова перекладу, кількість сторінок і примірників
6	Розмір отриманої винагороди

Висновок із таблиці: форма вихідного документа — оригінал, скан, ксерокопія, нотаріальний odpis — це не приписка в підвалі перекладу, а запис у журналі, який перевіряють воєвода і Міністерство юстиції Республіки Польща.

Звідси наслідок, про який питають щодня. Дописати клаузулу заднім числом не можна: показ оригіналу пізніше означає нову дію, новий номер у журналі і новий примірник. Текст при цьому не переписується — перекладач звіряє готовий переклад із пред’явленим папером і видає примірник з іншою клаузулою.

З практики LinguaLink: клаузулу з оригіналу найчастіше запитують під чотири справи — транскрипцію акта в USC, реєстрацію машини, подання до вишу і правочин у нотаріуса. Перевіряється це однією фразою в самій установі: «czy tłumaczenie ma być wykonane z oryginału, czy wystarczy z kopii?».

Матриця: яка установа якої клаузули чекає

Єдиного переліку установ, що вимагають клаузулу з оригіналу, у польському праві немає: вимога живе в практиці органів, а не в загальнообов’язковій нормі. Закономірність одна — що серйозніший правовий наслідок, то вищий шанс, що попросять оригінал. Стан на вересень 2026 року.

Установа і справа	Яка клаузула	Чи вистачить скана
USC — umiejscowienie aktu, шлюб, доповнення акта	з оригіналу	Ні: в urząd іде сам закордонний документ
Urząd wojewódzki — pobyt czasowy, pobyt stały, CUKR	з оригіналу або засвідчена копія	Копію приймають, оригінал — до огляду
Wydział komunikacji — обмін прав, реєстрація авто	з оригіналу	Ні
Суд — документ як доказ у справі	з оригіналу	Ні
Нотаріус — правочин за участю іноземця	з оригіналу	Ні
Виш, комісія з nostryfikacja	з оригіналу	Ні
Банк — кредит, дохід з-за кордону	частіше з оригіналу	Залежить від банку
ZUS, urząd skarbowy	зазвичай з оригіналу	Залежить від справи
Роботодавець, рекрутинг, страхова, тендер	копії достатньо	Так

Висновок із таблиці: клаузула з оригіналу потрібна там, де документ породжує запис у державному реєстрі або служить доказом, і майже ніколи — де його читають для відома.

USC — найжорсткіший випадок. При транскрипції закордонного акта подається сам закордонний документ, а не його копія: урядник переносить дані в польський реєстр і залишає оригінал у справі. Переклад виконує tłumacz przysięgły або польський консул; збір за odpis після транскрипції — 50 zł, дані Ratusza Warszawy на вересень 2026 року. Порядок розібрано в матеріалі про переклад свідоцтва про народження.

Urząd wojewódzki — найм’якший. Mazowiecki Urząd Wojewódzki формулює вимогу так: документи подаються в оригіналах або в ксерокопіях разом з оригіналами до огляду, а іншомовні — з перекладом польського присяжного перекладача. На pobyt czasowy і на карту CUKR оригінал потрібен урядникові, а не перекладачеві, і клаузула з копії проблемою не стає.

Wydział komunikacji — вимога без винятків. При обміні закордонних прав подається ксерокопія з пред’явленням оригіналу, а переклад складає або засвідчує присяжний перекладач чи консул; збір за видачу польського документа — 100 zł, дані порталу Warszawa 19115 на вересень 2026 року. Деталі — у тексті про обмін українських водійських прав, по машині — у матеріалі про реєстрацію авто із-за кордону.

Виш і nostryfikacja. Комісія працює з дипломом і додатком як із доказом кваліфікації, тому оригінал показують майже завжди — і це та сама установа, яка всупереч договору 1993 року іноді просить ще й апостиль. Порядок визнання освіти — у матеріалі про переклад диплома і нострифікацію.

Дві різні перевірки, які постійно плутають

Ось місце, де губиться половина читачів. У ланцюжку «документ — переклад — установа» перевірок дві, вони незалежні, і норми в них різні.

Перевірка	Хто робить	Що саме підтверджує	Норма
Що бачив перекладач	tłumacz przysięgły	форму вихідного документа: оригінал, копія чи засвідчений odpis	стаття 18 частина 2 закону від 25.11.2004
Що потрапляє у справу установи	сторона, нотаріус, адвокат або сам урядник	що папір у справі відповідає оригіналові	стаття 76a KPA, стаття 129 KPC

Висновок із таблиці: нотаріальна копія закриває другу перевірку, а першу — лише тоді, коли перекладач бачив саме цю копію і написав про неї в клаузулі.

Стаття 76a Kodeksu postępowania administracyjnego розкладає другу перевірку по параграфах. §2 дозволяє замінити оригінал копією, засвідченою нотаріусом або представником сторони, який є адвокатом, радцею правним, патентним повіреним чи податковим радником — тобто адвокат засвідчує копію не будь-кому, а клієнтові у справі, де він виступає представником. §3 надає такому засвідченню силу офіційного документа, а §4 залишає органові право зажадати оригінал, якщо цього вимагають обставини справи.

Найдешевший варіант ховається в §2b. Уповноважений працівник органу, який веде справу, сам засвідчує копію документа, пред’явленого стороною, — платити нотаріусові не треба. Працює це лише для тієї справи, у якій копія подається, і про можливість зазвичай не повідомляють: треба прийти з оригіналом і попросити.

У суді конструкція дзеркальна: стаття 129 Kodeksu postępowania cywilnego дозволяє в §2 подати замість оригіналу odpis, засвідчений нотаріусом, адвокатом, радцею правним або патентним повіреним, а в §4 дає судові право зажадати оригінал. Для документа, який іде як доказ, клаузулу з оригіналу розумно замовляти відразу.

Що робиться дистанційно, а що ні

Дистанційно закривається майже все — хоч би яка клаузула була наприкінці.

Етап	Дистанційно	Коментар
Розрахунок ціни і строку	Так	За сканом або читабельним фото
Переклад і вичитка	Так	Написання прізвищ узгоджується листуванням
PDF із кваліфікованим підписом	Так	У день готовності
Паперовий примірник із печаткою	Так	Кур’єром по Польщі
Клаузула з оригіналу	Ні	Потрібен фізичний показ документа

Висновок із таблиці: дистанційно робиться все, крім одного кроку, і той потрібен не завжди.

Формула, за якою варто планувати замовлення: скан достатній для розрахунку і початку роботи, оригінал показується при отриманні — і тільки якщо установа вимагає клаузулу «tłumaczenie z oryginału».

Відеодзвінок показу не замінює: через камеру не перевірити папір, голограму і рельєфну печатку. Стаття 18 частина 1a дозволяє засвідчити переклад кваліфікованим електронним підписом, але це форма самого перекладу, а не форма того, що перекладачеві пред’явили — про це в матеріалі про електронний присяжний переклад.

Окремий український сюжет — е-витяги з «Дії»: файл із реєстру не є ні паперовим оригіналом, ні копією паперового документа, і клаузула описуватиме саме електронний документ. Що з цього приймають польські установи — у тексті про документи з «Дії» у Польщі.

Чотири шляхи до клаузули з оригіналу

Якщо установа наполягає на першій клаузулі, здобути її можна чотирма способами. Порівняння зроблено для документа на дві сторінки, вересень 2026 року.

Шлях	Що робите	Витрата понад переклад	Час понад строк
Показ при отриманні у Варшаві	приносите оригінал на зустріч	0 zł	0 при суміщенні з видачею
Оригінал кур’єром туди і назад	відправляєте документ і отримуєте назад	тариф кур’єра	2–4 робочі дні
Нотаріально засвідчена копія	ідете до нотаріуса, оригінал лишається у вас	6 zł нетто за сторінку, близько 7,38 zł з ПДВ	15 хвилин
Засвідчення урядником у справі	приносите оригінал в urząd	0 zł	0

Висновок із таблиці: найдешевші шляхи — показ при отриманні і засвідчення в самій установі, а нотаріальна копія виграє, коли оригінал не можна випускати з рук.

Показ при отриманні. Зустріч у Варшаві суміщається з видачею перекладу і займає чверть години; перекладачів по районах столиці збирає каталог присяжних перекладачів Варшави. Поза Варшавою оригінал їде кур’єром і повертається разом із перекладом — вирішальним стає строк пересилання, а не перекладу; як рахуються робочі дні — у матеріалі про строки присяжного перекладу.

Нотаріальна копія. Нотаріус засвідчує відповідність копії пред’явленому документові — дія за статтею 96 Prawa o notariacie: оригінал лишається у вас, копія йде перекладачеві сканом або поштою. Максимальна такса — 6 zł нетто за кожну сторінку за §13 rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości w sprawie maksymalnych stawek taksy notarialnej, єдиний текст Dz.U. 2024 poz. 1566; з ПДВ 23 відсотки це близько 7,38 zł на вересень 2026 року.

Звідси два розрахунки. Свідоцтво про народження на двох сторінках — 12 zł нетто, близько 14,76 zł з ПДВ. Комплект на карту CUKR із чотирьох двосторінкових документів дає вісім сторінок засвідчення: 48 zł нетто, близько 59 zł з ПДВ — дешевше за одну поїздку до Варшави.

Чого нотаріальна копія не вирішує. Не кожна установа ставиться до неї як до оригіналу: wydziały komunikacji і частина USC наполягають, щоб документ бачив перекладач, і §4 статті 76a KPA дає їм таке право. Дзвінок до візиту в нотаріуса економить дві поїздки.

Оригінал залишився в Україні

Найчастіша ситуація української аудиторії: документ лежить удома, а клаузула потрібна тут. Виходів чотири, і вони нерівноцінні.

Ситуація	Що робити	Чого стережіться
Оригінал у родичів в Україні	кур’єр із відстеженням	звичайна пошта без трекінгу
Документа немає на руках зовсім	повторне свідоцтво або витяг з ДРАЦС	строк пересилання за кордон
Потрібно швидко і без паперу	е-витяг із реєстру	польська установа може не прийняти файл
Оригінал не можна віддавати	нотаріальна копія в Польщі	не всі установи її приймають

Висновок із таблиці: повторний документ із ДРАЦС нерідко приходить швидше, ніж міжнародна посилка, — але тільки якщо є кому його забрати й переслати.

Важлива відмінність від документів із Білорусі, Казахстану та Росії: повторне українське свідоцтво не потребує апостиля. За статтею 15 договору між Республікою Польща та Україною про правову допомогу від 24 травня 1993 року, Dz.U. 1994 nr 96 poz. 465, документи компетентних органів однієї країни діють на території другої без легалізації. Винятки — у матеріалі про апостиль на українські документи.

Наслідок для планування: у громадянина України вузьким місцем буває не легалізація, а доставка оригіналу під клаузулу. Питання «яка клаузула потрібна» варто ставити в установі до того, як хтось в Україні піде на пошту.

Часті помилки

Помилка	Наслідок
Замовити клаузулу з оригіналу про всяк випадок	Зайва поїздка там, де вистачило б скана
Не спитати в установі, яка клаузула потрібна	Повторне подання, втрачений строк
Відправити оригінал звичайною поштою	Єдиний примірник у дорозі без відстеження
Вважати нотаріальну копію універсальною заміною оригіналу	Urząd усе одно вимагає показати оригінал перекладачеві
Просити переклад із засвідченої копії, не сказавши про це перекладачеві	Клаузула не називає нотаріуса, установа її не зараховує

Клаузула про всяк випадок. Вимога оригіналу є не скрізь: роботодавцеві, страховій і організаторові тендера копії достатньо, а поїздка коштує дорожче за дзвінок.

Не спитати заздалегідь. Установа не зобов’язана попереджати, якої клаузули чекає: вимога живе у внутрішній практиці органу, і в двох urzędach одного міста відповідь буває різна.

Оригінал звичайною поштою. Свідоцтво, диплом і довідка про несудимість видаються повторно, але це тижні очікування, а диплом повторно не видають зовсім.

Нотаріальна копія як універсальний ключ. Стаття 76a §4 KPA залишає органові право зажадати оригінал, і wydziały komunikacji ним користуються.

Мовчання про засвідчену копію. Стаття 18 частина 2 вимагає вказати не лише факт засвідчення odpisu, а й того, хто його засвідчив. Якщо перекладачеві не сказали, що копія нотаріальна, у клаузулі опиниться звичайна копія — і візит до нотаріуса втратить сенс.

Що читати далі

• Присяжний переклад документів у Польщі — опорна сторінка
• Скільки коштує присяжний переклад — сторінка 1125 знаків і ціни за документами
• Присяжний і звичайний переклад — у чому різниця
• Електронний присяжний переклад — чи прийме установа PDF
• Апостиль на українські документи — коли він не потрібен
• Безкоштовна оцінка вартості перекладу

Часті питання

Чим переклад з оригіналу відрізняється від перекладу з копії?

Лише засвідчувальною клаузулою наприкінці. Текст перекладу, кругла печатка, номер у repertorium і ціна однакові. Стаття 18 частина 2 ustawy o zawodzie tłumacza przysięgłego зобов’язує вказати, працював перекладач з оригіналом, з копією чи із засвідченого odpisu і ким цей odpis засвідчено.

Чи дешевший переклад з копії?

Ні. Ціна залежить від кількості знаків, а не від клаузули: обидва варіанти коштують від 45 zł за розрахункову сторінку 1125 знаків із пробілами на вересень 2026 року. Показ оригіналу при отриманні готового перекладу окремо не оплачується.

Чи достатньо скана, щоб почати роботу?

Так. Скан достатній для розрахунку і початку роботи, оригінал показується при отриманні — і тільки якщо установа вимагає клаузулу «tłumaczenie z oryginału». Читабельне фото при денному світлі годиться для розрахунку так само, як файл зі сканера.

Чи можна показати оригінал по відеозв’язку?

Ні. Клаузула з оригіналу описує фізичний показ документа: через камеру не перевірити папір, голограму і рельєфну печатку. Стаття 18 частина 1a дозволяє засвідчити переклад кваліфікованим електронним підписом, але це форма перекладу, а не форма того, що перекладачеві пред’явили.

Відправив скан, а установа вимагає клаузулу з оригіналу. Платити за переклад заново?

За сам переклад — ні. Текст уже готовий: після показу оригіналу присяжний перекладач видає примірник з іншою клаузулою і новим номером у repertorium. Новий запис у журналі обов’язковий, доплачується лише видача чергового примірника.

Чи прийме urząd переклад із нотаріально засвідченої копії?

Зазвичай так: стаття 76a §2 Kodeksu postępowania administracyjnego дозволяє подати замість оригіналу копію, засвідчену нотаріусом. Але §4 залишає органові право зажадати оригінал. Wydziały komunikacji і частина USC вимагають його майже завжди, тому спитайте до візиту в нотаріуса.

Хто, крім нотаріуса, може засвідчити копію документа?

За статтею 76a §2 Kodeksu postępowania administracyjnego — представник сторони у справі: адвокат, радця правний, патентний повірений або податковий радник. Крім того, §2b дозволяє це працівникові органу, який веде справу: ви показуєте оригінал, урядник засвідчує копію безкоштовно.

Оригінал залишився в Україні — що робити?

Два шляхи: попросити рідних вислати документ кур’єром із відстеженням або замовити повторне свідоцтво чи витяг з ДРАЦС. Повторний документ часто приходить швидше за міжнародну посилку, і апостиля на нього не треба за статтею 15 договору 1993 року, Dz.U. 1994 nr 96 poz. 465.

Якщо апостиля на документі немає, чи потрібна клаузула з оригіналу?

Це два незалежні питання. Апостиль стосується визнання іноземного документа, клаузула — того, що бачив перекладач. Для українських документів апостиль здебільшого не потрібен за договором 1993 року, але USC, wydział komunikacji і виш усе одно попросять показати оригінал.

Матеріал інформаційний, не замінює консультацію в установі. Актуально на вересень 2026 року.