Tłumaczenie aktu urodzenia — cena i termin

Tłumaczenie aktu urodzenia kosztuje u nas od 95 zł i standardowo trwa 5 dni roboczych, a w trybie ekspresowym jeden dzień. Polski urząd przyjmuje wyłącznie tłumaczenie przysięgłe — wykonane przez tłumacza z listy Ministerstwa Sprawiedliwości albo przez konsula.

Stan na: wrzesień 2026.

Kiedy urząd wymaga tłumaczenia aktu urodzenia — sześć scenariuszy

Akt urodzenia to dokument, który wraca: raz do PESEL-u, potem do ślubu, po latach do sprawy spadkowej.

1. PESEL i zameldowanie. Urząd gminy bierze z aktu imiona rodziców i miejsce urodzenia — dane, których w paszporcie często nie ma.

2. Przedszkole i szkoła. Przy rekrutacji do klasy pierwszej dyrektor traktuje akt jako dokument obowiązkowy, nie uzupełniający.

3. Ślub w polskim USC. Cudzoziemiec składa akt urodzenia z tłumaczeniem przysięgłym. Bez tego kierownik nie przyjmie zapewnienia o braku przeszkód do małżeństwa.

4. Obywatelstwo polskie. Wojewoda odtwarza linię rodzinną, więc obok własnego aktu bywają potrzebne akty rodziców i dziadków.

5. Sprawa spadkowa. Sąd albo notariusz ustala krąg spadkobierców. Pokrewieństwo dowodzi się aktami, nie oświadczeniem.

6. Karta pobytu i łączenie rodzin. Urząd wojewódzki potwierdza aktami dzieci, kto jest czyim rodzicem.

Zasada wspólna: gdy dokument idzie do instytucji, potrzebne jest tłumaczenie przysięgłe. Do własnej teczki albo do prywatnego pracodawcy — nie.

Tłumaczenie przysięgłe aktu urodzenia — kto może je wykonać

Urząd przyjmie tłumaczenie od tłumacza przysięgłego z listy Ministerstwa Sprawiedliwości, od tłumacza uprawnionego w innym państwie Unii lub EOG albo od polskiego konsula. Przekład zrobiony przez biuro za granicą, bez takiego uprawnienia, USC zwykle odrzuca — i robi to już w okienku. Różnicę opisaliśmy w tekście tłumaczenie przysięgłe a zwykłe.

Tłumaczenie aktu urodzenia do ślubu

To najczęstszy powód telefonów w piątek po południu. Kierownik USC wyznacza datę ślubu najwcześniej po miesiącu od złożenia dokumentów, więc akt z tłumaczeniem trzeba mieć wcześniej, nie tydzień przed uroczystością.

Gdy narzeczony pochodzi z kraju, który nie wydaje zaświadczenia o zdolności prawnej do zawarcia małżeństwa — jak Ukraina — dochodzi postępowanie przed sądem rejonowym, a tam akt urodzenia z tłumaczeniem też jest w komplecie. Ścieżkę opisujemy w tekście o tłumaczeniu aktu małżeństwa.

Odpis skrócony czy zupełny aktu urodzenia — który wziąć

Polski USC wydaje trzy rodzaje odpisów. Różnią się nie formą, tylko ilością danych.

Rodzaj odpisu	Co zawiera	Opłata skarbowa
Skrócony	aktualny stan: imiona, nazwisko, data i miejsce urodzenia, rodzice	22 zł
Zupełny	pełną treść aktu wraz ze wszystkimi wzmiankami i sprostowaniami	33 zł
Skrócony wielojęzyczny	to samo co skrócony, na druku w kilku językach	22 zł

Do czego który. Skrócony wystarcza w większości spraw: PESEL, szkoła, ślub, rekrutacja. Zupełny bierze się wtedy, gdy liczy się historia dokumentu — przy obywatelstwie, uznaniu ojcostwa, zmianie nazwiska i wtedy, gdy akt był poprawiany. W drugą stronę działa to tak samo: gdy zagraniczny urząd prosi o „full birth certificate” albo „повний витяг”, chodzi o odpis zupełny.

Ma to wymiar finansowy: zupełny częściej wychodzi poza jedną stronę rozliczeniową. Zanim zamówisz go z przyzwyczajenia, zapytaj w urzędzie, czy skrócony nie wystarczy.

Odpisy wielojęzyczne — dokument, którego czasem nie trzeba tłumaczyć

To najczęściej przeoczana oszczędność w całej procedurze.

Polska jest stroną konwencji nr 16, sporządzonej w Wiedniu 8 września 1976 roku, o wydawaniu wielojęzycznych odpisów skróconych aktów stanu cywilnego. Rubryki na takim druku opisano równolegle w kilku językach, a dane wpisuje się kodami i cyframi — urzędnik w innym państwie konwencji odczyta go bez tłumacza.

Skutek praktyczny: część polskich urzędów przyjmuje wielojęzyczne odpisy skrócone z krajów Unii bez tłumaczenia i bez apostille. Działa to również w drugą stronę — polski odpis wielojęzyczny bywa przyjmowany w Niemczech, Francji czy Włoszech w oryginale.

Dwa zastrzeżenia. Ukraina, Białoruś i Rosja nie są stroną konwencji i takich odpisów nie wydają. A praktyka urzędów bywa różna — zdarza się, że urzędnik prosi o tłumaczenie mimo wszystko. Pytanie zadane w okienku kosztuje minutę i potrafi zaoszczędzić sto złotych.

Akt z Ukrainy, Białorusi i Rosji — transliteracja imion

Tu leży najczęstsza przyczyna zwrotu dokumentu i nie ma ona nic wspólnego z jakością przekładu.

Nazwisko zapisane cyrylicą można oddać po polsku na kilka sposobów. Олена to Ołena albo Olena. Шевченко to Szewczenko, ale w paszporcie międzynarodowym prawie zawsze Shevchenko — ukraińska transliteracja paszportowa idzie przez angielski, nie przez polski.

Zasada, która ratuje sprawę: pisownia w tłumaczeniu musi zgadzać się z pisownią w paszporcie i w karcie pobytu. Gdy w dokumencie tożsamości widnieje Shevchenko, a w tłumaczeniu Szewczenko, urzędnik widzi dwie różne osoby i dokument wraca.

Dlatego przy zamówieniu prosimy o jedno: skan strony paszportu z danymi albo zdjęcie karty pobytu. Tłumacz przepisuje nazwisko dokładnie tak, jak jest tam zapisane, a formę cyrylicką podaje w uwadze.

Przykład z praktyki: małżeństwo przyniosło dwa tłumaczenia zrobione w odstępie roku przez różne biura — w jednym Kovalenko, w drugim Kowalenko. Urząd zakwestionował oba. Naprawa poszła przez sprostowanie w USC i zajęła sześć tygodni.

Gdy akt trafia do polskiego rejestru stanu cywilnego w drodze transkrypcji, można przy okazji złożyć wniosek o dostosowanie pisowni imienia i nazwiska do reguł polskich — kierownik USC robi to na wniosek osoby, której akt dotyczy. Więcej na stronie tłumacz przysięgły języka ukraińskiego.

Czy na akt urodzenia potrzebne jest apostille

Zależy od kraju, który wydał dokument.

Kraje konwencji haskiej — apostille tak, jeśli polski urząd jej wymaga. Nakłada ją państwo wydania, nie Polska. Jak to działa, opisujemy w tekście apostille — co to jest i jak ją uzyskać.

Ukraina, Białoruś, Rosja — apostille zwykle nie jest potrzebna. Polskę łączą z tymi państwami dwustronne umowy o pomocy prawnej, znoszące wymóg legalizacji dokumentów urzędowych: z Ukrainą z 24 maja 1993 r., z Białorusią z 1994 r., z Rosją z 1996 r. W praktyce USC przyjmują ukraiński akt z samym tłumaczeniem przysięgłym. Instytucje stosują to niejednakowo, więc przy obywatelstwie i w sądzie warto dopytać.

Kraje poza konwencją haską — zamiast apostille legalizacja konsularna, dłuższa i droższa.

Kolejność jest zawsze ta sama: najpierw apostille w kraju wydania, potem tłumaczenie w Polsce. Odwrotnie to drugie tłumaczenie, bo klauzula apostille też podlega przekładowi.

Cena i termin tłumaczenia aktu urodzenia

Tryb	Termin	Cena za akt urodzenia
Standardowy	5 dni roboczych	od 95 zł
Przyspieszony	2–3 dni robocze	+25%
Ekspres	1 dzień roboczy	+100%

Cena obejmuje jedną stronę rozliczeniową, czyli 1125 znaków ze spacjami — to nie kartka A4. Odpis skrócony mieści się w niej prawie zawsze. Zupełny, ze wzmiankami, bywa dłuższy i wtedy każda kolejna strona liczona jest od 45 zł. Zamówienia po 18:00 liczymy od następnego dnia rano, weekendy nie wchodzą do terminu.

Skan wystarcza do wyceny i do rozpoczęcia pracy, oryginał pokazuje się przy odbiorze — i tylko wtedy, gdy urząd wymaga klauzuli „tłumaczenie z oryginału”. Przy aktach stanu cywilnego USC prosi o nią częściej niż inne urzędy, więc oryginał warto mieć pod ręką.