Zaświadczenie o niekaralności — tłumaczenie przysięgłe

Zaświadczenie z Krajowego Rejestru Karnego to jedna strona rozliczeniowa, więc tłumaczenie przysięgłe kosztuje od 45 zł i jest gotowe w 5 dni roboczych albo w jeden dzień w ekspresie. Najpierw apostille, potem tłumaczenie.

Ta kolejność jest ważniejsza, niż się wydaje. Wrócimy do niej niżej.

Stan na: wrzesień 2026.

Kto i kiedy wymaga zaświadczenia o niekaralności

Nie ma jednej listy. Jest kilka powtarzalnych sytuacji, w których dokument pojawia się na biurku i zwykle w ostatniej chwili.

Praca za granicą. Opieka nad osobami starszymi, ochrona, transport, praca w szkole, w banku, w służbie zdrowia. Zagraniczny pracodawca albo izba zawodowa prosi o polskie zaświadczenie z tłumaczeniem.

Praca z dziećmi w Polsce. Od 15 lutego 2024 roku każdy, kto ma być dopuszczony do pracy lub wolontariatu z małoletnimi, przedstawia informację z KRK i jest sprawdzany w Rejestrze Sprawców Przestępstw na Tle Seksualnym. To dotyczy nauczycieli, trenerów, opiekunek, wychowawców kolonijnych i korepetytorów.

Postępowania pobytowe i obywatelskie. Wnioski wizowe, wnioski o zezwolenie na pobyt, procedury naturalizacyjne w innych krajach.

Licencje i koncesje. Przewóz osób, ochrona osób i mienia, doradztwo, praca w podmiotach finansowych.

Zamówienia publiczne. Tu przepis jest twardy: zamawiający żąda informacji z KRK sporządzonej nie wcześniej niż 6 miesięcy przed jej złożeniem. Wynika to wprost z rozporządzenia w sprawie podmiotowych środków dowodowych z 23 grudnia 2020 r.

Adopcja, rodzina zastępcza, praca w domu pomocy społecznej.

Zaświadczenie z Polski (KRK) i z zagranicy — różnice

Polskie zaświadczenie wydaje Krajowy Rejestr Karny. Wniosek składa się w punkcie informacyjnym przy sądzie, listownie albo elektronicznie w systemie e-KRK.

Opłata: 30 zł za wersję papierową i 20 zł za elektroniczną. Zaświadczenie sporządza się co do zasady nie później niż w ciągu 7 dni, a w punkcie informacyjnym dostaje się je zwykle od ręki. Wysyłka pocztą to około trzech tygodni w kraju i do czterech tygodni za granicę.

Wersja elektroniczna przychodzi jako plik z podpisem — świetnie działa w Polsce. Za granicą bywa problem, bo urzędnik chce papieru z pieczęcią. Jeśli dokument jedzie do zagranicznej instytucji i ma dostać apostille, od razu bierz wersję papierową. Apostille nakłada się wyłącznie na oryginał.

Zagraniczne zaświadczenie ma inną nazwę w każdym kraju: Führungszeugnis w Niemczech, basic DBS check w Wielkiej Brytanii, довідка про несудимість w Ukrainie. Do polskiego urzędu trafia z tłumaczeniem przysięgłym na polski.

Osobny przypadek, o który pytają nas najczęściej rodziny z Ukrainy: cudzoziemiec dopuszczany do pracy z dziećmi w Polsce przedstawia informację z rejestru karnego państwa swojego obywatelstwa, a także z rejestrów państw, w których mieszkał przez ostatnie 20 lat. Jeśli w danym kraju taki rejestr nie istnieje albo nie wydaje informacji na potrzeby pracy z dziećmi, składa się oświadczenie pod rygorem odpowiedzialności karnej. Dokumenty z zagranicy idą do pracodawcy po polsku — i tu potrzebny jest tłumacz przysięgły. Tłumaczenia z tego kierunku prowadzimy stale, opisaliśmy je na stronie tłumaczeń z ukraińskiego.

Termin ważności — 3 czy 6 miesięcy

Odpowiedź jest inna, niż spodziewa się większość ludzi.

Przepisy o Krajowym Rejestrze Karnym w ogóle nie określają terminu ważności zaświadczenia. Dokument nie „wygasa”. Formalnie jest ważny bezterminowo, bo stwierdza stan na dzień wydania.

Termin narzuca instytucja, która dokument przyjmuje. I dlatego w internecie krążą jednocześnie „trzy miesiące” i „sześć miesięcy” — obie liczby są prawdziwe, tylko w innych procedurach.

• Zamówienia publiczne w Polsce — 6 miesięcy, wprost z rozporządzenia.
• Zagraniczni pracodawcy i izby zawodowe — najczęściej 3 miesiące, czasem 6. Nie ma tu polskiego przepisu, decyduje wymóg odbiorcy.
• Postępowania wizowe i pobytowe — konsulaty zwykle liczą 3 miesiące od daty wydania.
• Praca z małoletnimi — pracodawca ma uzyskać informację przed dopuszczeniem do pracy, więc liczy się świeżość, a nie sztywna liczba dni.

Praktyczny wniosek jest prosty. Zegar rusza w dniu wydania zaświadczenia, nie w dniu tłumaczenia. Jeśli zaświadczenie leżało w szufladzie sześć tygodni, zostało Ci sześć tygodni. Standardowe tłumaczenie zabiera pięć dni roboczych i to zwykle nie problem. Problem zaczyna się wtedy, gdy do tego dochodzi apostille i wysyłka za granicę — wtedy z trzech miesięcy robi się realnie kilka tygodni. W takich sytuacjach robimy tłumaczenie w trybie ekspresowym, w jeden dzień roboczy.